In diesem Bereich haben Sie je nach Berechtigung die Möglichkeit, Schulungen anzulegen und zu bearbeiten oder zu sehen.
Hinweis: Es werden hier nur Schulungen mit einem Datum angezeigt, man erhält also keinen Überblick über Voraussetzungen oder ähnliches. Dazu wechseln Sie bitte in die Detailansicht des Mitarbeiters oder zu den Fälligkeiten.
Neue Schulung hinzufügen
Durch Klick auf den Button rechts oben haben Sie die Möglichkeit eine neue Schulung hinzuzufügen. Sie gelangen dadurch in die Eingabemaske zum Anlegen von Schulungen.
Schulungsthema
Wählen Sie hier ein oder mehrere Schulungsthemen für den Termin aus. Klicken Sie dazu auf den Button "Einfügen" und wählen Sie in der folgenden Maske die entsprechenden Schulungsthemen durch Anhaken aus. Sie haben hier zusätzlich die Möglichkeit, die Schulungsthemen nach bestimmten Kriterien zu filtern. Nachdem Sie das/die gewünschte(n) Schulungsthema/en ausgewählt haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl bitte durch den Button "Markierte hinzufügen" und schließen Sie das Fenster.
Hinweis: Die hier auswählbaren Schulungsthemen werden vom Administrator Ihrer CERMAT Instanz vordefiniert.
Datum & Gültigkeit
Wählen Sie das Datum der Schulung aus. Falls Sie eine abweichende Gültigkeit festlegen möchten, können Sie diese im nächsten Schritt eintragen.
Hinweis: Soll die Gültigkeit aus den vom Admin hinterlegten Daten vom System errechnet werden, lassen Sie das Feld Gültigkeit einfach frei. Die Gültigkeit kann nur bei Terminen in der Vergangenheit gepflegt werden.
Ergebnis
Wählen Sie ein Ergebnis der Schulung aus. Dies kann bestanden / Mit Einschränkung bestanden / nicht bestanden sein, oder geplant falls noch keine Ergebnisse vorliegen.
Hinweis: Das Ergebnis kann nur bei Terminen in der Vergangenheit gepflegt werden. Bei zukünftigen Terminen ist das Ergebnis als geplant gekennzeichnet.
Dokumente
Laden Sie hier falls gewünscht bis zu 3 Dokumente zu diesem Termin hoch.
Kommentar
Dient als eine Hilfe / ein Hinweis zur Schulung.
Mitarbeiter
Wählen Sie hier einzelne Mitarbeiter aus, die an der Untersuchung teilnehmen sollen bzw. teilgenommen haben. Klicken Sie dazu einfach auf den Button "Einfügen" und wählen Sie in der folgenden Maske die entsprechenden Mitarbeiter Anhaken aus. Sie haben hier zusätzlich die Möglichkeit, die Mitarbeiter nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Durch Klicken des Buttons "Markierte hinzufügen" und Schließen des Fensters wird Ihre Auswahl übernommen. Es werden für ALLE ausgewählten Mitarbeiter die ausgewählten Untersuchungen angelegt.
Optional: Mitarbeitergruppen / Gesellschaft / Kostenstelle
Falls dies von Ihrem Administrator gewünscht wurde, können Sie Untersuchungen auch für ganze Mitarbeitergruppen, Gesellschaften / Bereiche und / oder Kostenstellen / Gewerke angelegt werden.
Wählen Sie hierzu die Mitarbeitergruppen, Gesellschaften / Bereiche und / oder Kostenstellen / Gewerke aus, die an der Schulung teilnehmen sollen bzw. teilgenommen haben. Klicken Sie dazu einfach auf den Button "Einfügen" und wählen Sie in der folgenden Maske die entsprechenden Mitarbeiter, Mitarbeitergruppen, Gesellschaften / Bereiche und / oder Kostenstellen / Gewerke durch Anhaken aus. Sie haben hier zusätzlich die Möglichkeit, diese nach bestimmten Kriterien zu filtern.
Hinweis: ALLE Mitarbeiter der ausgewählten Mitarbeitergruppe, Gesellschaft / Bereich und / oder Kostenstelle / Gewerk bekommen diese Schulung zugewiesen. Sie können hier nur Mitarbeitergruppen, Gesellschaften / Bereiche und / oder Kostenstellen / Gewerke auswählen, für die Sie auch eine Berechtigung besitzen.
Speichern
Wählen Sie zwischen einer der Möglichkeiten zum Schließen / Abspeichern aus.
Schließen ohne Speichern
Speichern und zurück zur Übersicht
Ergebnisse nachpflegen
Durch Klick auf den Button "Ergebnisse nachpflegen" werden Ihnen in der Übersicht alle Termine angezeigt, die bis zum aktuellen Datum durchgeführt wurden, aber als Ergebnis noch "geplant" vermerkt haben.
Hinweis: Durch Klick auf diesen Button werden die angezeigten Ergebnisse nach den obigen Kriterien gefiltert. Um also wieder alle Ergebnisse angezeigt zu bekommen, müssen Sie auf "Filter zurücksetzen" klicken.
Schulungen filtern
Die gelisteten Ergebnisse der angelegten Schulungen lassen sich nach verschiedenen Gesichtspunkten filtern:
Schulungsthema: Wählen Sie hier aus dem Drop-Down das gesuchte Schulungsthema der Schulung aus oder tippen Sie den gesuchten Begriff ganz oder teilweise hinter dem Lupensymbol in der ersten Zeile ein. Mit Klick auf den Mülleimer wird die Filtereinstellung wieder aufgehoben.
Mitarbeiter: Wählen Sie hier aus dem Drop-Down den gesuchten Mitarbeiter der Schulung aus oder tippen Sie den gesuchten Begriff ganz oder teilweise hinter dem Lupensymbol in der ersten Zeile ein. Mit Klick auf den Mülleimer wird die Filtereinstellung wieder aufgehoben.
Mitarbeitergruppe: Wählen Sie hier aus dem Drop-Down die gesuchte Mitarbeitergruppe der Schulung aus oder tippen Sie den gesuchten Begriff ganz oder teilweise hinter dem Lupensymbol in der ersten Zeile ein. Mit Klick auf den Mülleimer wird die Filtereinstellung wieder aufgehoben.
Kostenstelle / Gewerk: Wählen Sie hier aus dem Drop-Down die gesuchte Kostenstelle der Schulung aus oder tippen Sie den gesuchten Begriff ganz oder teilweise hinter dem Lupensymbol in der ersten Zeile ein. Mit Klick auf den Mülleimer wird die Filtereinstellung wieder aufgehoben.
Gesellschaft / Bereich: Wählen Sie hier aus dem Drop-Down die gesuchte Gesellschaft der Schulung aus oder tippen Sie den gesuchten Begriff ganz oder teilweise hinter dem Lupensymbol in der ersten Zeile ein. Mit Klick auf den Mülleimer wird die Filtereinstellung wieder aufgehoben.
Dokumentennamen: Es wird per Freitextsuche in den Namen der Nachweisdokumente (Dokument1, Dokument2, Dokument3) gesucht. Sie können auch Teile des Namens eingeben.
Nur mit Dokumenten: Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, werden nur Schulungen mit angehängten Dokumenten angezeigt.
Zeitraum: Wählen Sie hier einen von... bis.. Zeitraum aus, in dem die Schulung stattgefunden hat.
Gültigkeit: Wählen Sie hier den Gültigkeitsstatus des Termins durch Anhaken aus.
Rot = nicht mehr gültig
Grün = gültig
Gelb = bald nicht mehr gültig
Ergebnis: Wählen Sie zwischen allen oder bestimmten Ergebnissen der Schulung aus.
Druckstatus anzeigen? Ist diese Möglichkeit aktiviert, wird Ihnen direkt in der Übersicht mit Icons symbolisiert, ob die Ergebnisse im Sicherheitspass gedruckt werden.
je nach Konfiguration des Systems sehen Sie ein der beiden folgenden Checkboxen:
Nur aktuellste Teilnahmen? Ist diese Checkbox aktiviert, werden nur die geweils aktuellsten Schulungen angezeigt.
Alle Teilnahmen? Ist diese Checkbox aktiviert, werden auch die geplanten und "veralteten" Teilnahmen aus der Historie mit angezeigt.
Mit Klick auf "Filtern" werden nur noch die den Filterkriterien entsprechenden Ergebnisse aufgelistet. Die Filterung wird dauerhaft gespeichert, beim nächsten Besuch auf der entsprechenden Seite finden Sie den zuletzt gewählten Filter vor.
Durch Klick auf "Filter zurücksetzen" werden alle Filtereinstellungen wieder gelöscht.
Auflistung der Schulungen
Unterhalb des Filters finden Sie eine Auflistung der Schulungen. Ohne Filterung werden hier alle angelegten Schulungen angezeigt, andernfalls die den Filterkriterien entsprechenden Ergebnisse.
Eine Schulung wird mit den Infos ID, Schulungsthema, Kommentar (vom Admin für dieses Schulungsthema und individuell für diese Schulung), Mitarbeiter, Ergebnis, Datum und Gültigkeit angezeigt. Ganz rechts finden sich außerdem die Icons für hochgeladene Dokumente und zum Bearbeiten und Löschen des Datensatzes.
Rot weist darauf hin, dass diese Schulung nicht mehr gültig oder erst geplant ist, grün im Gegensatz dazu auf gültig bzw. noch nicht abgelaufen. Gelb zeigt einen baldigen Ablauf der Gültigkeit an. Die Frist für diese Farbe wird vom Admin in den Einstellungen definiert.
Eine ausgegraute Farbe der Einträge weist darauf hin, dass für diese Teilnahmen bereits ein Nachfolgetermin im System eingeplant ist.
Hinweis: Sollte ein Icon ausgegraut oder ausgeblendet sein, haben Sie nicht die entsprechenden Berechtigungen, diese Aktion auszuführen.
Mitarbeiter
Mit Klick auf den Mitarbeiternamen wechseln Sie in die Detailansicht des Mitarbeiters.
Dokumente
Mit Klick auf den Seite-mit-Stift-Icon können Sie direkt das hinterlegte Dokument aufrufen.
Bearbeiten
Mit Klick auf den Stift öffnet sich die Bearbeiten-Maske unterhalb. Hier können Sie das Datum, die Gültigkeit und das Ergebnis verwalten. Zusätzlich können Sie bis zu 3 Dokumente hochladen. Die Bearbeiten-Maske schließen Sie entweder mit dem Speicher-Icon oder dem Schließen-ohne-speichern-Icon rechts.
Hinweis: Wenn Sie das Datum anpassen, ändert sich die Gültigkeit entsprechend der Einstellungen des Admins mit.
Mehrere Datensätze gleichzeitig bearbeiten
Sie können mehrere Termine gleichzeitig bearbeiten. Klicken Sie dazu einfach auf den Stift-Icon in der Überschriftenzeile der Übersicht. Im nächsten Schritt wählen Sie die gewünschten Termine durch Anhaken der - anstelle des Stift-Icons erschienenen - Kästchen aus.
Unterhalb der Übersicht finden Sie jetzt eine Hinweisbox, bei der Sie auswählen können, was Sie bearbeiten möchten.
So können Sie beispielsweise das Durchführungsdatum für alle Teilnahmen gleichzeitig ändern.
Löschen
Beim Löschen einer Schulung wird diese komplett aus dem System entfernt.
Hinweis: Eine Schulung kann nur gelöscht werden, wenn diese in der Zukunft liegt bwz. auf "geplant" steht.
E-Mail an Teilnehmerliste schicken
Mit Klick auf diesen Button öffnet sich Ihr Standard E-Mail-Programm mit allen Teilnehmern als Empfänger. Es wird immer die aktuelle Filterung der Ergebnisse berücksichtigt. Ist also ein Filter aktiv, werden nur die zugeordneten Mitarbeiter zu diesen Terminen ausgewählt.
Hinweis: Sollte sich Ihr E-Mail-Programm nicht öffnen, könnte das an einer zu hohen Anzahl an Empfängern liegen. Damit haben viele E-Mail-Programme ein Problem. Damit Sie trotzdem an alle Teilnehmer eine E-Mail schreiben können, finden Sie eine Liste aller Empfänger zum kopieren.
Import & Export
Sie haben unterhalb der Ergebnisübersicht die Möglichkeit, Daten als .csv zu exportieren und zu importieren.
Import
Es können .csv Dateien ins System importiert werden. Klicken Sie dazu auf das Import-Icon. Sie werden zu einer Seite mit Hinweisen zum Import weitergeleitet, bei der Sie alle Informationen und Tipps finden. Unten haben Sie dann die Möglichkeit eine Datei auszuwählen und durch Klick auf "Import jetzt starten" wird die ausgewählte Datei ins System hochgeladen.
Hinweise: Achten Sie darauf, dass das Format der Datei korrekt ist. Am Besten bearbeiten Sie eine zuvor exportierte Datei und importieren diese erneut ins System. Beachten Sie auch die Informationen der Import-Seite!
Export
Durch Klick auf das Export-Icon können individuelle .csv Listen erstellt werden, die nach dem Download in Excel oder anderen Programmen bearbeitet werden können.
Hinweis: Es wird immer die aktuelle Auflistung der Ergebnisse exportiert. Ist also ein Filter aktiv, werden nur die entsprechenden Ergebnisse exportiert. So können die exportierten Daten individuell verfeinert werden.